Hinweise zur Datenverarbeitung

Diese Datenschutzhinweise gelten für die Datenverarbeitung durch:

Verantwortlicher: DataSEKure Rechtsanwaltsgesellschaft mbH (im Folgenden: DataSEKure), Weilerstraße 9, 79252 Stegen, Tel. +49 (0) 761 2057430, E-Mail: info@dataSEKure.de

Der betriebliche Datenschutzbeauftragte von DataSEKure ist unter der o. g. Anschrift erreichbar, zu Hd. Herrn Marc E. Evers.

Wenn Sie uns mandatieren, erheben wir folgende Informationen:

• Anrede, Vorname, Name
• eine gültige E-Mail-Adresse
• Anschrift
• Telefonnummer (Festnetz und/oder Mobilfunk)
• Informationen, die für die Geltendmachung und Verteidigung Ihrer Rechte im Rahmen des Mandats notwendig sind

Die Erhebung dieser Daten erfolgt,

• um Sie als unseren Mandanten identifizieren zu können;
• um Sie angemessen anwaltlich beraten und vertreten zu können;
• zur Korrespondenz mit Ihnen;
• zur Rechnungsstellung;
• zur Abwicklung von evtl. vorliegenden Haftungsansprüchen sowie der Geltendmachung etwaiger Ansprüche gegen Sie.

Die Datenverarbeitung erfolgt auf Ihre Anfrage hin und ist nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO zu den genannten Zwecken für die angemessene Bearbeitung des Mandats und für die beidseitige Erfüllung von Verpflichtungen aus dem Mandatsvertrag erforderlich.

Die für die Mandatierung von uns erhobenen personenbezogenen Daten werden bis zum Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht für Anwälte gespeichert und danach gelöscht, es sei denn, dass wir nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DSGVO aufgrund von steuer- und handelsrechtlichen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten (aus HGB, StGB oder AO) zu einer längeren Speicherung verpflichtet sind (10 Jahre) oder Sie in eine darüberhinausgehende Speicherung nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO eingewilligt haben.

Eine Übermittlung Ihrer persönlichen Daten an Dritte zu anderen als den im Folgenden aufgeführten Zwecken findet nicht statt.

Soweit dies nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO für die Abwicklung von Mandatsverhältnissen mit Ihnen erforderlich ist, werden Ihre personenbezogenen Daten an Dritte weitergegeben. Hierzu gehört insbesondere die Weitergabe an Verfahrensgegner und deren Vertreter (insbesondere deren Rechtsanwälte) sowie Gerichte und andere öffentliche Behörden zum Zwecke der Korrespondenz sowie zur Geltendmachung und Verteidigung Ihrer Rechte. Die weitergegebenen Daten dürfen von dem Dritten ausschließlich zu den genannten Zwecken verwendet werden.

Das Anwaltsgeheimnis bleibt unberührt. Soweit es sich um Daten handelt, die dem Anwaltsgeheimnis unterliegen, erfolgt eine Weitergabe an Dritte nur in Absprache mit Ihnen.

Sie haben das Recht:

• gemäß Art. 7 Abs. 3 DSGVO Ihre einmal erteilte Einwilligung jederzeit gegenüber uns zu widerrufen. Dies hat zur Folge, dass wir die Datenverarbeitung, die auf dieser Einwilligung beruhte, für die Zukunft nicht mehr fortführen dürfen;
• gemäß Art. 15 DSGVO Auskunft über Ihre von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten zu verlangen, insbesondere über Verarbeitungszwecke, Kategorien der Daten, Empfänger, geplante Speicherdauer, Ihre Betroffenenrechte sowie die Herkunft Ihrer Daten;
• gemäß Art. 16 DSGVO unverzüglich die Berichtigung unrichtiger oder Vervollständigung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen;
• gemäß Art. 17 DSGVO die Löschung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen, soweit nicht gesetzliche Ausnahmen entgegenstehen;
• gemäß Art. 18 DSGVO die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen;
• gemäß Art. 20 DSGVO Ihre personenbezogenen Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten oder die Übermittlung an einen anderen Verantwortlichen zu verlangen, und
• gemäß Art. 77 DSGVO sich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren.

Sofern Ihre personenbezogenen Daten auf Grundlage von berechtigten Interessen gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO verarbeitet werden, haben Sie das Recht, gemäß Art. 21 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten einzulegen, soweit dafür Gründe vorliegen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben.

I. Auftragsverarbeiter

Microsoft ist als Auftragsverarbeiter im Sinne von Art. 28 DSGVO für uns tätig und versichert, die über Microsoft Teams geleiteten Personendaten nicht anders als für den elektronischen Austausch mit den Teilnehmern zu verwenden und die Datensicherheit zu gewährleisten. Microsoft sichert zu, dass sämtliche verarbeiteten Daten innerhalb der EU bleiben und keine Übertragung in die USA erfolgt.

II. Verarbeitung personenbezogener Daten

In der Regel werden bei der Nutzung von Microsoft Teams folgende Daten mit Personenbezug verarbeitet:

• Kommunikationsdaten (z. B. E-Mail-Adresse, sofern personenbezogen)
• Personenstammdaten (soweit von Ihnen angegeben)
• Inhalte des Onlinemeetings inkl. Wortbeiträge
• Logfiles, Protokolldaten
• Authentifizierungsdaten
• Meeting-Metadaten (z. B. IP-Adresse, Dauer, Beginn/Ende der Teilnahme, Name und Beschreibung des Meetings)
• Profildaten (z. B. Nutzername)
• Video- und Audiodaten, sofern Kamera bzw. Mikrofon freigegeben werden
• Text-, Audio- und Videodaten der Chatfunktion

III. Informationen zu Microsoft Teams

Über die Videokonferenzfunktion von Microsoft Teams kann Ihnen die Teilnahme an einem Online-Meeting ermöglicht werden. Eine Aufzeichnung findet nur nach vorheriger, ausdrücklicher Einwilligung sämtlicher Teilnehmer statt.

Microsoft Teams ist Teil von Microsoft 365 (Microsoft Corporation, One Microsoft Way, Redmond, WA 98052-6399, USA). Wir haben mit Microsoft vereinbart, dass die von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten ausschließlich in deutschen Rechenzentren verarbeitet werden; eine Datenübermittlung in die USA findet nicht statt. Microsoft behält sich vor, Kundendaten zu eigenen Geschäftszwecken zu verarbeiten – hierfür ist Microsoft selbst verantwortlich. Wir haben daher Standardvertragsklauseln im Sinne des Art. 46 Abs. 2 DSGVO geschlossen, um ein Mindestmaß an Datenschutz zu gewährleisten.

Weitere Informationen finden Sie in der Datenschutzerklärung von Microsoft unter privacy.microsoft.com und zu Microsoft Teams unter docs.microsoft.com/microsoftteams/teams-privacy.

IV. Rechtsgrundlage

Wir setzen Microsoft Teams als Videokonferenzsystem für unsere Online-Meetings ein und verarbeiten dabei personenbezogene Daten von Teilnehmern aufgrund unseres berechtigten Interesses (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) sowie aufgrund der durch Teilnahme erklärten Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Unser berechtigtes Interesse besteht in der effektiven Durchführung des Online-Meetings. Für freiwillig angegebene Daten ist die jeweilige Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a, Abs. 7 DSGVO Rechtsgrundlage.

V. Speicherung & Weitergabe an Dritte

Die Daten werden nur solange verarbeitet, wie es für die Durchführung der Online-Meetings erforderlich ist; gesetzliche Aufbewahrungsfristen bleiben unberührt. Microsoft als Videokonferenzsystemanbieter können Daten offengelegt werden.

VI. Empfänger

Interne Empfänger sind unsere Beschäftigten, die die Daten für ihre Tätigkeit im Rahmen der Aufgabenerfüllung benötigen.

VII. Verschlüsselung

Die Datenverarbeitung durch Microsoft Teams beinhaltet neben einer Transportverschlüsselung auch die Möglichkeit einer Ende-zu-Ende-Verschlüsselung. Daten werden standardmäßig mit TLS, MTLS und SRTP in den Microsoft-Rechenzentren geschützt – sowohl bei der Übertragung (Data in Transit) als auch im Ruhezustand (Data at Rest).

VIII. Betroffenenrechte

• Recht auf Widerruf der Einwilligung (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)
• Recht auf Auskunft über die verarbeiteten Daten (Art. 15 DSGVO)
• Recht auf Berichtigung oder Vervollständigung (Art. 16 DSGVO)
• Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO)
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Recht auf Beschwerde bei der zuständigen Aufsichtsbehörde

Möchten Sie von Ihrem Widerspruchsrecht Gebrauch machen, genügt eine E-Mail an datenschutz@dataSEKure.de.

Für unseren Website-Scan setzen wir den Dienstleister decareto GmbH und dessen Software-Lösung decareto Compliance Monitoring ein, mit welchem wir die erforderlichen Verträge abgeschlossen haben.

decareto Compliance Monitoring ist eine Software zur Überwachung von Websites auf Datenschutzlücken. Das Produkt unterstützt uns bei unserer Tätigkeit als externe Datenschutzbeauftragte, damit wir die Einhaltung von Datenschutzgesetzen für mehr als eine Website sicherstellen können. In der Regel werden im Rahmen dieser Tätigkeit keine personenbezogenen Daten verarbeitet.

Zweck der Verwendung dieser Software ist die Erfüllung unserer Überwachungsaufgabe als externe Datenschutzbeauftragte. Die Rechtsgrundlage dieser Verarbeitung liegt in der Erforderlichkeit der Tätigkeit zur Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Überwachungspflichten gem. Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b und c DSGVO.

Weitere Informationen finden Sie unter decareto.de/de/datenschutz.php.

Zur Sicherstellung unserer Erreichbarkeit sowie zur Unterstützung bei administrativen Abläufen nutzen wir den Telefon- und Schreibservice der Hans Soldan GmbH, Bocholder Straße 259, 45356 Essen.

Dabei werden personenbezogene Daten wie Name, Telefonnummer, Gesprächsinhalte, Terminanfragen oder Rückrufbitten durch das Servicepersonal entgegengenommen und an uns weitergeleitet bzw. dokumentiert. In Einzelfällen erfolgt die Transkription von Sprachnotizen oder diktierten Schriftsätzen.

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist unser berechtigtes Interesse gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, eine professionelle, sichere und strukturierte Mandantenkommunikation sicherzustellen. Sofern ein Mandatsverhältnis besteht oder sich anbahnt, erfolgt die Datenverarbeitung auch gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Die Hans Soldan GmbH handelt als Auftragsverarbeiter im Sinne des Art. 28 DSGVO; eine entsprechende Vereinbarung wurde abgeschlossen. Die Daten werden nur so lange gespeichert, wie dies zur Bearbeitung des jeweiligen Anliegens erforderlich ist.

Für Schulungen, Fortbildungen und ggf. zur Mandanteninformation nutzen wir die Plattform Coachy, ein Dienst der Coachy OOD, 104 Simeonovsko shose Blvd, 1700 Sofia, Bulgarien.

Hierbei werden insbesondere folgende Daten verarbeitet: Name, E-Mail-Adresse, Kursbeteiligung, Testergebnisse und ggf. Interaktionen im Kursverlauf. Die Plattform dient ausschließlich zur Schulung und Fortbildung der Mitarbeitenden von Mandanten bzw. zur Information von Mandanten (z. B. bei Datenschutz- oder IT-Schulungen).

Rechtsgrundlage ist die Vertragserfüllung nach Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, unsere rechtliche Verpflichtung zur Durchführung derartiger Schulungen gem. Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO sowie unser berechtigtes Interesse nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Die Verarbeitung erfolgt über eine datenschutzkonforme Cloud-Lösung, mit der eine Auftragsverarbeitungsvereinbarung geschlossen wurde. Die Daten werden nur solange gespeichert, wie dies für den jeweiligen Schulungszweck erforderlich ist.

Zur beruflichen Kommunikation und Darstellung unserer Kanzlei betreiben wir ein Profil bei LinkedIn, einem Dienst der LinkedIn Ireland Unlimited Company, Wilton Place, Dublin 2, Irland.

Wenn Sie mit unserem Kanzleiprofil interagieren (z. B. durch Kommentare, Likes oder Nachrichten), verarbeitet LinkedIn personenbezogene Daten wie Ihren Namen, Ihre Berufsbezeichnung, Profilbild oder Kommunikationsinhalte. Wir erhalten von LinkedIn nur aggregierte statistische Auswertungen, die keine Rückschlüsse auf einzelne Nutzer erlauben.

Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, eine zeitgemäße digitale Kommunikation mit Mandanten, Kollegen und Interessenten zu pflegen. Für die Datenverarbeitung auf LinkedIn selbst ist LinkedIn eigenständig verantwortlich. Bitte beachten Sie hierzu die Datenschutzerklärung von LinkedIn unter linkedin.com/legal/privacy-policy.